Un proiect de succes este rezultatul unui proces bine plănuit şi executat de către solicitant, după caz cu sau fără ajutorul unui consultant.

Fiecare linie de finanţare în parte solicită documente, plan de afaceri, memoriu justificativ, sau studii de fezabilitate, care au menirea de a justifica şi a susţine necesitatea investiţiei.
Primul pas întotdeauna trebuie să fie consultarea ghidului solicitantului, verificarea cerinţelor şi lista documentelor. Trebuie să încercaţi să estimaţi capacitatea administrativă a firmei şi a resurselor umane şi financiare în vederea luării unei decizii asupra metodei de lucru: puteţi să întocmiţi integral dosarul fără ajutor extern, utilizând doar cunoştinţele şi forţele proprii, sau apelaţi la serviciile unor consultanţi de specialitate în domeniu.

Cert este, că fie apelaţi la servicii externalizate, fie lucraţi numai în cadrul firmei, dacă acordaţi atenţia şi munca necesară rezultatele n-o să întârzie.

Este un mit destul de frecvent întâlnit, ce susţine, că dacă avem un proiect câştigător nu mai avem nevoie de bani, de finanţare din surse proprii, totul este rezolvat. În realitate însă principiul care conduce accesarea fondurilor nerambursabile este: rambursarea cheltuielilor efectuate de solicitant.

Care este mecanismul? Presupunem că aţi câştigat un proiect, prin care se finanţează într-un procent de 70% investiţii în utilaje. Pentru iniţierea investiţiei puteţi apela la prefinanţare (de regulă maxim 35% din valoarea finanţării obţinute), acordarea acestor sume fiind pe baza unor precontracte cu furnizori. După accesarea prefinanţării trebuie să finanţaţi proiectul din resurse proprii, sau eventual credite, decontarea banilor fiind efectuată în una sau mai multe tranşe prin cereri de rambursare (facturi plus obligatoriu dovada plăţii).

Nici în cazul proiectelor cu finanţare 100% nu putem să vorbim despre lipsa unui aport propriu. Nu trebuie să uitaţi, că pentru întreprinderi TVA-ul în niciun caz nu este considerată cheltuială eligibilă, adică trebuie plătită din resursele proprii.
Şi mai mult, proiectele care oferă finanţare 100% de regulă nu oferă posibilitatea prefinanţării sau avansului, deci toată cheltuielile trebuie efectuate de solicitant, urmând a fi recuperate ulterior.

Într-adevăr, proiectele de finanţare nerambursabilă sprijină investiţii în foarte multe domenii, de la agricultură până la dezvoltarea IT, însă ca şi regulă generală putem afirma că există totuşi limite, şi nu putem să afirmăm că există „fonduri pentru orice”.
De fapt există finanţare pentru orice domeniu de activitate, cu câteva excepţii: fabricarea de băuturi alcoolice, de tutun, sectorul carbonifer, producţia şi prelucrarea oţelului.
În afara de aceste domenii excluse, există şi categorii de cheltuieli care nu sunt eligibile sau sunt foarte limitate, câteva exemple:
  * achiziţia de mijloace de transport înmatriculabile
  * construcţia de depozite pentru firme din comerţ
  * promovare şi publicitate în ziare, televiziune sau internet
  * achiziţia de imobile este limitată – în majoritatea proiectelor nu este eligibilă, în unele cazuri este, dar în limita a maxim 10% din valoarea proiectului
  * cheltuielile curente şi recurente
  * achiziţia de materii prime

O parte din solicitanţii potenţiali au pierdut încrederea în aceste oportunităţi, deoarece cred că şi acest sistem este afectat de problemele sistemului politico-administrativ. Mai precis, mulţi tind să creadă, că sistemul finanţărilor nerambursabile este un sistem fără transparenţă în care legile jocului sunt impuse de cei „cu relaţii”.

Realitatea este, că sistemul finanţărilor este inventat şi supravegheat de Uniunea Europeană, transparenţa şi egalitatea de şanse fiind principiile care stau la baza acestuia. Respectarea acestor principii este asigurată de multitudinea de căi de comunicaţii între autorităţile de management şi potenţialii beneficiari.

Sesiunile de depunere sunt fără excepţie publice, oricine poate fi solicitant eligibil dacă respectă condiţiile publicate în ghidul solicitantului. Este important de menţionat că niciodată nu se face selecţie pe baza etniei, rasei, orientării sexuale, sau credinţelor.
Respectarea transparenţei după depunerea proiectului este asigurată în mare parte de sisteme informatice online accesibile oriunde, oricând, care în afara listei de solicitanţi şi denumirea proiectelor conţin informaţii referitoare la starea proiectelor (sub evaluarea, aprobat tehnico-financiar, selectat, etc.). În acest mod puteţi fi întotdeauna la curent cu ce se întâmplă cu proiectul Dvs.

Vorbim de un mit destul de răspândit, şi susţinut mai ales de cei care încă cred în „puterea relaţiilor personale”. Din experienţă însă putem să afirmăm clar, că tocmai principiul transparenţei şi egalităţii de şanse garantează că nu aveţi nevoie de relaţii personale, de „pile” pentru a beneficia de aceste oportunităţi.

Autorităţile de management care sunt responsabile de gestionarea acestor fonduri sunt supravegheate şi monitorizate într-un mod constant de autorităţile Uniunii Europene, astfel cazurile pentru fraude sunt minime.

Acest mit susţine, că în ciuda faptului că aceste fonduri sunt atât de mult mediatizate în realitate nu se întâmplă nimic, banii nu sunt transferaţi, cheltuielile nu sunt decontate.

Ca şi fiecare mit, şi acesta are un sâmbure de adevăr. Primii paşi întotdeauna sunt greu de parcurs, astfel autorităţile de management din România au trebuit să-şi consolideze structuri instituţionale funcţionabile, operative. Această procedură a durat mai mult decât s-a crezut iniţial, acesta fiind motivul pentru care aşteptările privind absorbţia fondurilor au fost exagerate, ireale.

Anul 2009 însă a adus un progres semnificativ privind gestionarea fondurilor din partea autorităţilor, perioada evaluărilor a devenit mult mai redusă, sumele solicitate au fost decontate într-un mod mult mai fluent. Desigur, şi în momentul de faţă suntem departe de a considera sistemul perfect funcţional, însă suntem pe drumul cel bun, rezultatele structurărilor şi instruirilor continue arătânduşi rezultatul cel mai probabil în 2010.

Sursa acestui mit este probabil faptul, că fondurile de pre-adere, mai ales SAPARD şi ISPA au vizat mai ales mediul rural. Cine nu a auzit de renumitele proiecte de succes SAPARD prin care s-au construit pensiuni şi exploataţii agricole? Aceste proiecte au devenit între timp stereotipia fondurilor nerambursabile.

Fondurile de pre-aderare nu mai există, acum există mai multe programe, printre care într-adevăr există un program destinat în special pentru susţinerea dezvoltării mediului rural. Însă, acest fapt nu înseamnă că şansele de câştig sunt mai mari în mediul rural. Şansele de câştig sunt egale pentru fiecare tip de proiect.

Contactarea şi colaborarea cu o firmă de consultanţă în domeniul finanţărilor nerambursabile în principiu simplifică într-o manieră extraordinară treaba Dvs., şi în acelaşi timp creşte şi şansele de câştig. În prezent devine din ce în ce mai răspândită politica firmelor de a externaliza serviciile. Domeniul finanţărilor nerambursabile este în special un sector în care o firmă de consultanţă specializată cu experienţă în domeniu Vă poate ajuta să obţineţi fondurile de care dezvoltarea firmei are nevoie.
Totuşi, nu trebuie să consideraţi că prin aceste servicii de consultanţă Dvs. nu mai aveţi absolut nimic de făcut. Un proiect de finanţare nerambursabilă de succes presupune o colaborare strânsă între solicitant şi consultant. Principalele motive care susţin o colaborare strânsă între beneficiar şi consultant:
   *  consultantul trebuie să cunoască treptat istoria, principiile, politica, strategia firmei
   *  informaţiile despre firmă, despre produsele firmei, sau despre concurenţă sunt cel mai bine cunoscute de firma însăşi
   *  natura, şi specificaţiile tehnice ale investiţiei vizate sunt cel mai bine cunoscute de firma solicitantă

Vă recomandăm să alegeţi cu grijă firma de consultanţă, şi să depuneţi un efort continuu pe toată durata elaborării proiectului, astfel suntem şi puteţi fi şi Dvs. siguri, că rezultatele colaborării nu vor întârzia.